Werkinstructie

Toegang krijgen tot het klantportaal of de kantoorwerkplek.

1. Ga naar het webadres van YESILDAL ONE en kies Inloggen.
2. Vul uw e-mailadres en wachtwoord in, of gebruik Inloggen met Google.
3. Nog geen account? Klik op 'Nog geen account? Registreren' en maak er één aan.
4. Na inloggen komt u in het klantportaal; medewerkers gaan verder naar /kantoor.

Kengetallen, aandachtspunten en herinneringen in één oogopslag.

1. Bovenaan ziet u vier kengetallen: open dossiers, wat op kantoor wacht, documenten ter controle en taken die vervallen.
2. In 'Vandaag aandacht nodig' staan dossiers zonder actie (>48 uur) en dossiers die op de klant wachten.
3. Het blok 'Herinneringen workflowtaken' toont taken die vandaag vervallen of over tijd zijn.
4. Klik op een naam om direct naar het dossier of de workflow te springen.

Het volledige dossieroverzicht binnen uw rechten.

1. Kies Dossiers in het menu voor het volledige overzicht binnen uw rechten.
2. Per dossier ziet u fase, compleetheid, wie aan zet is en de volgende actie.
3. Klik op een dossier voor de detailweergave met tabbladen (documenten, tijdlijn, audit, copilot).

AI stelt velden voor, de medewerker beoordeelt en keurt goed.

1. Open Documentreview voor de wachtrij met nieuwe en te controleren bestanden.
2. Links ziet u het brondocument in de ingebouwde viewer; rechts de AI-kandidaatvelden.
3. Controleer elk veld zelf en kies daarna Geverifieerd of Afkeuren.
4. AI doet alleen een voorstel — de medewerker blijft verantwoordelijk voor de beoordeling.

Een sjabloon starten op een dossier en stappen toewijzen.

1. Kies bij 'Nieuwe workflow starten' een dossier en een sjabloon en klik op Workflow starten.
2. Streefdata en vervaldatums worden automatisch berekend uit de doorlooptijd per sjabloonstap.
3. Per stap wijst u een medewerker toe en vinkt u Afgerond aan zodra het werk klaar is.
4. Met het filter 'Alleen stappen die aan mij zijn toegewezen' ziet u uw eigen takenlijst.

Op tijd gewaarschuwd worden bij onafgemaakte workflowstappen.

1. Zet per stap een Vervaldatum; deze bepaalt wanneer de taak verloopt.
2. Kies bij Herinner hoeveel dagen vooraf u gewaarschuwd wilt worden (0 tot 14 dagen).
3. Het paneel Herinneringen toont taken die vandaag vervallen of over tijd zijn, met kleurcode.
4. Klik 'Vandaag niet meer tonen' om een herinnering weg te zetten; bij overschrijding komt hij terug.

Voortgang, doorlooptijd en achterstanden per medewerker.

1. Open Teamoverzicht voor werkdruk per medewerker, berekend uit toegewezen workflowstappen.
2. De vier kengetallen tonen lopende stappen, achterstallige taken, niet-toegewezen taken en de hoogste werkdruk.
3. Per medewerker ziet u voortgang, open/bezig, deadlines vandaag, gemiddelde doorlooptijd en de langst openstaande taak.
4. Rode markering betekent achterstand: verdeel taken opnieuw of pas vervaldatums aan.

Acties uit dossiers en workflows bijhouden.

1. Onder Taken staan de acties die uit dossiers en workflows voortkomen.
2. Werk de status bij zodra u iets oppakt of afrondt, zodat collega's het zien.
3. Taken en workflowstappen samen vormen het volledige beeld van openstaand werk.

Auditlog per dossier plus procesmetingen, exporteerbaar.

1. Op Audit vindt u het auditlog per dossier met filters op categorie en periode.
2. Het tabblad Procesaudit toont metingen: tijd per processtap, dubbele invoer en automatiseringspotentieel.
3. Exporteer met één klik naar PDF of CSV voor rapportage of controle.

Gebruikers, rollen en workflowsjablonen inrichten.

1. Onder Beheer stelt u gebruikers, rollen en workflowsjablonen in.
2. Zet sjablonen op actief of inactief; alleen actieve sjablonen kunt u starten.
3. Per sjabloonstap legt u naam, verantwoordelijke rol en doorlooptijd in dagen vast.
4. Wijzigt u hier iets? Dan wordt de werkinstructie automatisch bijgewerkt.

Wat de klant ziet en kan doen in zijn eigen dossier.

1. Klanten zien hun eigen dossier: status, ontbrekende stukken en volgende stap.
2. Ze uploaden documenten, vullen de intake in, sturen berichten en plannen afspraken.
3. Klanten zien nooit interne notities, workflowstappen of auditgegevens.